Политика обработки персональных данных и конфиденциальности Eltera

Оператор и контакты

В отношении данных посетителей Сайта, представителей заказчиков, владельцев и пользователей аккаунтов, обращений в поддержку, расчётов, безопасности и исполнения договоров оператором персональных данных является:

Далее — «Eltera» или «Оператор».

Политика применяется к:

• •сайту Eltera, включая домены eltera-ai.ru, eltera-company.ru и их поддомены;
• •веб-приложению app.eltera-ai.ru, а также прежнему адресу app.eltera-company.ru, который переадресует на него;
• •страницам прохождения оценки, личным кабинетам, порталу сотрудника, API, интеграциям и иным связанным интерфейсам Eltera (совместно — «Сервис»).

Если на момент публикации используются другие домены или адреса электронной почты, их необходимо указать в этой Политике до начала сбора данных.

Роли Eltera и заказчика

2.1. Когда Eltera является оператором

Eltera самостоятельно определяет цели и состав обработки данных, необходимых для:

• •работы Сайта и регистрации аккаунтов;
• •заключения и исполнения договора с заказчиком;
• •управления доступом, ролями и безопасностью;
• •оплаты, выставления счетов и ведения обязательного учёта;
• •работы поддержки и рассмотрения обращений;
• •защиты прав Eltera и соблюдения требований законодательства;
• •направления рекламы — только при наличии отдельного предварительного согласия.

2.2. Когда оператором является заказчик

Юридическое лицо, индивидуальный предприниматель или иное лицо, использующее Сервис для подбора, оценки, адаптации или развития своих кандидатов и сотрудников («Заказчик»), самостоятельно определяет цели и правовые основания обработки их данных и, как правило, является оператором таких данных.

В этой части Eltera является лицом, обрабатывающим персональные данные по поручению Заказчика в соответствии с частью 3 статьи 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Поручение на обработку включено в Публичную оферту Eltera или отдельный договор с Заказчиком.

Заказчик обязан:

• •иметь законное основание для передачи данных кандидата, сотрудника, респондента 360° или иного участника в Сервис;
• •предоставить субъекту необходимую информацию об обработке;
• •получить отдельное согласие, если оно требуется;
• •не загружать избыточные, специальные или биометрические данные без отдельного законного основания и письменного согласования с Eltera;
• •рассматривать запросы субъектов и давать Eltera обязательные законные инструкции.

Если запрос касается конкретной оценки, вакансии или кадрового процесса Заказчика, субъекту следует прежде всего обратиться к указанному в приглашении Заказчику. Eltera содействует Заказчику в исполнении такого запроса.

Категории субъектов и данные

Eltera обрабатывает только данные, необходимые для заявленных целей.

3.1. Посетители Сайта

• •IP-адрес;
• •тип и версия браузера, операционная система, тип устройства;
• •дата и время обращения, адрес запрошенной страницы, источник перехода;
• •технические идентификаторы, журналы ошибок и событий безопасности;
• •необходимые cookie и, при отдельном выборе пользователя, аналитические cookie.

3.2. Представители Заказчика и пользователи аккаунта

• •фамилия, имя и при наличии отчество;
• •рабочие адрес электронной почты и номер телефона;
• •пароль в виде криптографического хеша и данные аутентификации;
• •должность, отдел, организация, роль и права доступа;
• •действия в интерфейсе, история входов, уведомлений и изменений;
• •данные приглашений других пользователей;
• •переписка и обращения в поддержку.

3.3. Заказчики и плательщики

• •наименование, ИНН, КПП при наличии, ОГРН или ОГРНИП;
• •юридический или почтовый адрес;
• •банковские и платёжные реквизиты, необходимые для счёта и учёта;
• •рабочая и бухгалтерская электронная почта;
• •сведения о тарифе, оплатах, счетах, чеках, возвратах и движении сервисных единиц;
• •сведения, необходимые для проверки полномочий представителя.

Eltera не получает и не хранит полные реквизиты банковской карты, CVC/CVV и данные, которые платёжный провайдер вводит на своей защищённой странице. Eltera может получить статус платежа, сумму, дату, идентификатор операции и маскированные сведения о способе оплаты.

3.4. Кандидаты и сотрудники Заказчика

В зависимости от настроек Заказчика и используемых функций могут обрабатываться:

• •фамилия, имя, при наличии отчество;
• •номер телефона и адрес электронной почты;
• •должность, отдел, команда, организация и вакансия;
• •источник кандидата и этап подбора;
• •данные резюме и иные сведения, переданные Заказчиком или подключённой им интеграцией;
• •ответы на задания, опросы и анкеты;
• •время начала и окончания, длительность, незавершённость и иные метаданные прохождения;
• •результаты, баллы, компетенции, сопоставление с профилем роли, сильные стороны, зоны развития и риски;
• •сформированные алгоритмами и AI-модулями выводы и рекомендации;
• •история оценок, отчёты, статусы, комментарии и журнал действий уполномоченных пользователей Заказчика.

3.5. Участники оценки 360°, Performance Review и опросов

• •имя, рабочие контакты, должность, подразделение и связь с оцениваемым лицом;
• •ответы, оценки, комментарии и время прохождения;
• •агрегированные и индивидуальные результаты в объёме, определённом Заказчиком и показанном участнику до начала опроса.

Если Заказчик настроил анонимный опрос, Eltera не раскрывает Заказчику связь ответа с конкретным участником, кроме случаев, прямо показанных участнику или необходимых для безопасности и расследования злоупотреблений.

3.6. Обращения в поддержку

• •тема и категория обращения;
• •текст сообщения и вложения, если функция вложений доступна;
• •контактные данные и техническая информация, необходимая для диагностики;
• •история переписки и результат рассмотрения.

Не следует направлять в поддержку пароли, полные платёжные реквизиты, специальные категории данных и сведения, не необходимые для решения вопроса.

3.7. Реферальная программа

• •реферальный идентификатор и ссылка;
• •сведения о переходах, регистрациях, начислениях и выплатах;
• •реквизиты и сведения, необходимые для выплаты и обязательного учёта.

Условия участия и выплат должны регулироваться отдельными Правилами реферальной программы.

Специальные и биометрические данные

Сервис не предназначен для обработки сведений о расовой или национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных или философских убеждениях, состоянии здоровья, интимной жизни, судимости, а также биометрических персональных данных, используемых для установления личности.

Заказчик не должен включать такие сведения в вопросы, комментарии, резюме или задания без отдельного законного основания, необходимого согласия и предварительного письменного согласования с Eltera.

Само по себе текстовое описание профессиональных качеств, ответы на рабочие задания и результаты оценки не считаются биометрическими данными, если они не используются для установления личности по физиологическим или биологическим характеристикам. При этом они остаются персональными данными и могут существенно влиять на интересы субъекта.

Цели, данные, основания и сроки

Если для конкретной цели закон или договор устанавливает иной срок, применяется такой срок. По достижении цели данные уничтожаются или обезличиваются в сроки, установленные законом и внутренними процедурами.

Источники данных

Eltera получает данные:

• •непосредственно от субъекта;
• •от Заказчика, который приглашает кандидата, сотрудника или респондента;
• •из подключённой Заказчиком интеграции с HRIS, ATS, источником кандидатов или каналом доставки;
• •автоматически при использовании Сервиса;
• •от платёжного провайдера, банка, оператора электронного документооборота или иных участников расчётов;
• •из законных общедоступных источников — только в объёме и для целей, допускаемых законом.

Если данные получены не от субъекта, соответствующий оператор обязан до начала обработки предоставить субъекту сведения, предусмотренные статьёй 18 Федерального закона № 152-ФЗ, если не применяется законное исключение.

Действия с данными и способы обработки

Eltera может осуществлять сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, сопоставление, передачу в форме предоставления или доступа, обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение персональных данных.

Обработка осуществляется преимущественно автоматизированным способом с передачей по внутренним сетям и сети Интернет. Отдельные операции поддержки, расчётов, рассмотрения обращений и контроля могут выполняться без использования средств автоматизации.

Eltera не продаёт персональные данные и не распространяет их неопределённому кругу лиц.

AI-анализ и автоматизированные решения

Сервис автоматически рассчитывает показатели и может формировать AI-рекомендации на основании ответов и профиля роли. Такие результаты имеют вспомогательный и вероятностный характер, могут содержать неточности и не являются медицинским, психологическим, юридическим заключением или гарантией профессиональной пригодности.

Eltera не принимает решение о найме, увольнении, переводе, оплате труда или ином юридически значимом действии в отношении кандидата или сотрудника. Такое решение принимает уполномоченный человек со стороны Заказчика.

Заказчику запрещено принимать решение, порождающее юридические последствия для субъекта или иным образом затрагивающее его права и законные интересы, исключительно на основании автоматизированной обработки, кроме случаев, прямо разрешённых статьёй 16 Федерального закона № 152-ФЗ. Заказчик должен обеспечить человеческую проверку, возможность представить объяснения и оспорить результат.

Eltera не использует идентифицирующие данные, ответы и отчёты кандидатов или сотрудников для обучения общедоступных или универсальных моделей искусственного интеллекта без отдельного явно выраженного согласия и соответствующей правовой процедуры. Для улучшения Сервиса может использоваться агрегированная статистика, которая не позволяет определить конкретного субъекта.

Получатели и лица, обрабатывающие данные

Доступ к данным получают только лица, которым он необходим для заявленной цели:

• •уполномоченные пользователи соответствующего Заказчика — к данным его кандидатов и сотрудников в пределах назначенной роли;
• •платёжный провайдер и банк — к данным, необходимым для проведения расчёта;
• •провайдеры российского хостинга, баз данных, резервного копирования, электронной почты, SMS и технической поддержки — в минимально необходимом объёме;
• •оператор электронного документооборота, бухгалтерские и юридические консультанты — при наличии законного основания и обязанности конфиденциальности;
• •государственные органы — только по основаниям и в порядке, установленным законом.

Актуальный перечень подрядчиков с указанием наименования, функции, категорий передаваемых данных и места размещения инфраструктуры предоставляется по запросу на legal@eltera.ai.

При обработке данных кандидатов и сотрудников Eltera привлекает субподрядчиков только в рамках поручения Заказчика, при наличии договорных обязанностей по конфиденциальности, локализации, безопасности и уведомлению об инцидентах.

Локализация баз данных

При сборе персональных данных граждан Российской Федерации через Интернет их запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение и извлечение выполняются с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации, кроме прямо предусмотренных законом случаев.

Cookie

Eltera использует:

• •необходимые cookie — для сессии, входа, безопасности, распределения нагрузки и сохранения обязательных настроек; без них Сервис может не работать;
• •аналитические cookie — только после отдельного выбора пользователя, для оценки использования и улучшения интерфейса;
• •маркетинговые cookie — только при их фактическом использовании и после отдельного согласия.

Необязательные cookie не устанавливаются до согласия. В баннере должны быть равнозначные действия «Принять все», «Только необходимые» и «Настроить». Пользователь может изменить выбор в любое время. Отзыв согласия не влияет на законность предшествующей обработки.

До запуска на Сайте публикуется таблица фактически используемых cookie: название, владелец, цель, срок и тип. Формулировка «мы используем cookie» без фактического перечня недостаточна для прозрачности.

Защита данных

Eltera применяет правовые, организационные и технические меры с учётом характера данных и актуальных угроз, включая:

• •разграничение доступа по ролям и организациям;
• •принцип минимально необходимых прав;
• •защищённую передачу данных;
• •хеширование паролей и многофакторную аутентификацию для привилегированных ролей, если функция доступна;
• •журналирование административных действий и событий безопасности;
• •резервное копирование и проверку восстановления;
• •управление уязвимостями, обновления и контроль конфигураций;
• •обязательства о конфиденциальности для работников и подрядчиков;
• •процедуры реагирования на инциденты и обращения субъектов;
• •периодическую оценку эффективности мер защиты.

Ни один способ хранения и передачи не обеспечивает абсолютной безопасности. Пользователь также обязан защищать учётные данные и незамедлительно сообщать о подозрении на компрометацию.

Права субъекта

Субъект вправе:

• •получить сведения об обработке своих данных;
• •потребовать уточнения неточных или неполных данных;
• •потребовать блокирования, прекращения обработки или уничтожения данных при наличии законных оснований;
• •отозвать согласие;
• •возражать против рекламной обработки и потребовать немедленно прекратить рассылку;
• •получить объяснение порядка принятия исключительно автоматизированного решения и оспорить его, если такое решение применяется;
• •обжаловать действия Оператора в Роскомнадзор или в суд.

Запрос можно направить на legal@eltera.ai. В запросе следует указать ФИО, контакт для ответа, суть требования и сведения, позволяющие найти данные или подтвердить связь с аккаунтом, приглашением либо Заказчиком. Eltera вправе запросить разумное подтверждение личности, не собирая избыточных данных.

Ответ предоставляется в срок, установленный законом. Когда Eltera действует по поручению Заказчика, запрос передаётся Заказчику либо исполняется по его законной инструкции.

Отзыв согласия не всегда влечёт немедленное удаление всех данных: обработка может продолжаться в объёме и на срок, необходимые для исполнения закона, договора, защиты прав или иных оснований, предусмотренных Федеральным законом № 152-ФЗ.

Данные несовершеннолетних

Сервис предназначен для лиц старше 18 лет. Заказчику запрещено приглашать несовершеннолетнего участника без предварительного согласования с Eltera и наличия всех требуемых законом оснований и согласий законного представителя.

Если Eltera узнает, что данные несовершеннолетнего загружены без надлежащего основания, обработка будет ограничена, а Заказчику будет направлен запрос на удаление или подтверждение основания.

Инциденты

При выявлении неправомерной или случайной передачи персональных данных Eltera действует по утверждённому плану реагирования, принимает меры по ограничению последствий и выполняет обязанности по уведомлению Роскомнадзора и соответствующего Заказчика в установленные законом и договором сроки.

Пользователь может сообщить о предполагаемом инциденте на legal@eltera.ai или support@eltera.ai без передачи в письме паролей и иных секретов.

Изменения Политики

Eltera может обновлять Политику при изменении Сервиса, состава подрядчиков или законодательства. Новая редакция публикуется на этой же странице с датой.

Изменения не создают задним числом новое согласие и не расширяют цели обработки данных, основанные на согласии. Если для новой цели требуется согласие, оно запрашивается отдельно до начала обработки.

Существенные изменения доводятся до зарегистрированных пользователей через Сервис или по электронной почте до их вступления в силу, если это возможно и требуется законом.